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汽车租赁行业信息化调查及解决方案推荐

编辑:洛阳好运来汽车服务有限公司  时间:2012/03/09  字号:
摘要:汽车租赁行业信息化调查及解决方案推荐
改革开放以来,随着社会经济水平的提高,国内汽车租赁企业经过十几年的发展,逐步形成规模,并成为一个行业,这些公司的规模从汽车拥有台数在20辆左右的到2000辆车的不等,每个公司分管的业务部从一个到二十个不等。以北京市的汽车租赁企业为例,目前现有从事汽车租赁及配套服务的公司达130多家,这些公司的规模一般都在100台车以上,其中中等规模的租赁企业拥有车辆数在400台到500台,另外,还有部分800台以上的大型汽车租赁公司。
资本密集型行业的风险汽车租赁是一个资本密集型行业,因此,如何防范经营风险是这个行业企业最为关心的问题。以北京中等规模的汽车租赁企业为例,每个员工平均要管几十辆车,而且像这样规模的企业在不同地区会设有很多网点,网点一多增加了管理的难度。首汽租赁有限责任公司网络运营中心总监何小川向记者介绍说:“汽车租赁这个行业,流动资本占有比例较大,车辆天天在外面跑,而且门店也在外面,仅北京市区公司共十四个网点,管理起来非常不方便,以前公司经常遭遇骗租的情况,丢失的车辆占骗租总车辆的20-30%,这对于资本雄厚的企业还可堪重负,但对于那些刚起步或小规模的企业简直是不堪一击的。”行业内对于这种骗租行为形象地称为“跑冒滴漏”。
由于跨区域管理上的混乱和没有任何监控手段加以控制,过去骗租的现象时有发生。要解决上述问题防范风险“只有通过现代化、信息化的手段来管理企业,才能降低企业经营风险,这是企业的不二法门。”何小川言辞坚定地说道。
目前,为了防范这一风险,业内企业普遍采用三种方式改善企业管理:GPS监控、网点联网、客户关系管理。GPS即全球卫星定位系统,它可以对车辆的运行状态进行实时的动态监控,利用其车辆定位、远程锁定车辆、越界报警、超速报警等功能对车辆的管理者给予有用的信息,从而达到对租赁车辆的有效管理。另外,GPS在这一行业的应用,对于扩大汽车租赁企业的业务范围起到了非常重要的作用。如果没有GPS监控,汽车租赁公司很多担风险的业务都不敢做,超区域、超时限的还车行为都会让企业老板提心吊胆。使用GPS后,一方面汽车租赁企业的业务范围扩大了,不再仅限于以前的小范围租赁,另一方面将企业的损失降到了最低,老板心里更加踏实。
其次,CRM客户关系管理系统是行业软件必不可少的组成部分,它对汽车租赁企业的风险防范同样起着重要的作用。其通过对每一位租赁车辆的客人建立档案,来考量该客户的信誉度,这些档案包括:客户的基本信息、历史消费、违规情况等。一方面,通过评估客户信用状况判断该客户给租赁公司带来的潜在风险,对于那些信用度好的客户汽车租赁公司会很容易把车租给这部分人,而那些无客户记录的客户其审核的程序会相对严格,对资质差的客户系统则建立了黑名单,通过提醒、警告、限制租车的方法防范风险。另一方面,该管理模块配合总业务系统,对欠费车辆或逾期未归还的车辆予以催缴和催促。
再次,通过对企业中不同网点之间的联网,达到信息共享。公司各个门店和网点的业务信息都会上传给总部服务器,由总部统一收集信息进行系统管理,一方面可以实时的掌握各网点车辆的出租情况,便于集中、高效管理。另一方面通过网络,查找到在某门店进行业务来往的客户的信用记录,评估其信用状况。
通过以上三种手段,汽车租赁企业可以轻松的掌控风险,也是目前大部分企业普遍采用的几种方式。何小川指出,“GPS监控、网络化经营、客户关系管理这些手段都是租赁企业信息化的一部分,没有这些手段企业是无法继续做大的。所以信息化对于这个行业是非常重要的。它和其他行业如酒店行业不一样,住酒店虽然也需要提供客人的身份证明,但即使是假证明甚至没有,酒店也不会损失什么,但租赁行业这样做就太冒险了,如果我们没有办法验证客人的身份就没有办法将车辆租给他,因此,我们只有依赖信息化建设才能成长。”
以上三种手段是结合使用的,比如,某人客户从租赁公司的某一门店租了车,而后又到另一门店租车,在每一处租车的行为都会记录在系统内部,如果该客户信用度较高,则租赁公司承担潜在的风险就会低,因而会比较容易再租车给他,如果该客户的租赁合同到期仍未归还,系统会发出提示给汽车租赁公司的管理人员,另外,通过GPS定位其行驶的范围,如果超出了合同规定的范围会对其跟踪,并将车辆拿回来。
信息化助燃 奔上快车道在欧美等国家汽车租赁行为是非常普遍的,外出、旅行都非常习惯租赁这种方式,汽车租赁企业的网点都以连锁店、超市等形式出现。国内由于人民生活水平和消费习惯的阶段性限制,汽车租赁企业从整体上讲,市场规模都比较小,行业还比较弱势。国内专业从事汽车租赁企业中号称规模最大的公司,总拥有车数也不过在2000辆左右,而在国外,大规模的汽车租赁企业会拥有数十万辆汽车。还以北京为例,北京整体租赁车辆在2万台,用于出租车的数目在6万台,而国外一座大城市,单用于个人和商务租赁车辆的总数就达到几十万辆,差距非常大。
这从另一侧面也反映出国内汽车租赁市场的潜力还非常巨大,而近几年汽车租赁企业的飞快地发展速度也印证了这一点。何小川向记者介绍说:“首汽公司在1998年以前仅有不到400辆车,到2003年发展到了1000辆左右,而到2005年这一数字就已经达到了2000台,这个行业的发展越来快了,整体市场空间也是非常大的,对于首汽,在不远的将来发展到几万辆车是很现实的。目前,许多城市还没有放开对外地人员的租赁业务,一旦这一环节打破,这种潜力和需求就会爆发出来。”何小川话峰一转说,“我们正在为这一行业的‘井喷’做准备。这一过程要靠信息化来完成,首汽发展到现在的规模完全不可能脱离信息化单独运转,哪怕是几个小时。”
何小川这一席话并不是诳语,信息化为汽车租赁企业解决了两个致命的弱点,第一,由于怕承担风险,企业很多业务不敢做,使这个行业现在需求上来了,苦于信用体制的不完善而无法达成交易,通过前文的叙述这一担心基本可以消除。第二,对于一个汽车租赁企业来说,选购什么车型事故和消耗最少、需求量最多是企业主最关心的问题,而这是需要经过一段时间使用后,运用复杂的程式核算出来的,这一过程人脑远远不及电脑。企业的信息化建设可以实现企业单车核算的问题,为企业持续快速发展提供有力的依据。
他解释到,“一个汽车租赁企业最关心的就是所持车辆中的哪些车型总体消耗成本最低、且单车带来的效益最高,通俗地讲就是某款车型能不能给企业带来最大利润。以前完全根据经验人为地评定某款车型给企业带来的利润,这样做经常容易造成漏判、错判,对不同车型的事故数、维修记录、油耗、保险、养路费等消耗成本相加,算出消耗成本最低的,再凭经验列出易租车型的名列,名次在前的要加分,这样两项一减一加,得出综合得分最高的车型,即是下次购车的首选目标。”
然而手工计算、评定一款车型的利润率,是不准确且非常繁琐的一项工作。首先,一般汽车租赁企业都有大大小小几个门店,每个门店都有一本到几本登记着不同型号车辆的出租记录、维修记录、抢修记录以及油耗等信息。将这些信息按照不同车型分别相加,算出每个门店每个型号车辆的出租、维修、抢修等次数及能源消耗成本。最后再将每个门店的结果汇总算出全公司每个车型的结果,每个门店经营一段时间都会有成千张单据,每个单据都要手工计算,这一过程是相当耗时和繁琐的。其次,手工核算非常容易出现错误,当手工计算的结果与经验差距很多时往往要复查,费时费力。
现在由于信息系统的模块项里不仅有租赁主业务项,而且加入了相关辅助业务模块,如维修记录、事故记录、油耗、保险、养路费等成本记录,这样企业可以通过该系统,直接点击即可实时地查询到某款车型的单车核算利润,大大节省了核算的时间,并且准确率达到百分之百。
成功用户案例新疆乌鲁木齐首远汽车租赁公司成立于1999年,经过几年的发展,目前该公司是乌鲁木齐规模最大的汽车租赁企业之一,公司业务范围涉及单位等团体活动、野外考察、团队旅游、商务活动、自驾休闲等。其拥有别克、红旗、奥迪、桑塔纳、凯越、帕萨特、凯旋、伊兰特、马自达、尼桑风度、雪佛蓝、瑞风、东南、捷达、尼桑途乐、赛欧、POLO、全顺、考斯特、本田雅阁等多种车型,共近百辆,总资产达1000多万元。
该公司总经理王志平向记者讲述到:“公司是从六辆桑塔纳轿车起家的,业务量少的时候通过手工记账管理还可以应付,但随着公司规模的快速发展壮大,原有的管理方式已经不能满足企业的发展步伐,车辆是流动的,我们在乌鲁木齐市又有几个网点,这时手工操作的弊端明显的体现出来,客户与公司所签的合同存档一大撂,每个公司的各分网点都有一笔自己的合同存档,管理起来非常分散,难度也加大很多。没上系统前,出现过客户把车转租给其他人的现象,对于这种情况我们是无法监控的,这给我们带来了很大麻烦。考虑到如果没有一个信息化的管理手段,纸和笔手工操作是无法管理的。为了强化公司管理水平,我们上了一套首汽租赁业务管理系统标准版。”
据了解,新疆首远使用的这套软件功能比较简洁,涉及到日常车辆租赁等主要业务管理,用于管理该公司近100辆车,并采用了B/S模式的网络版软件,分别用于总公司和其在乌鲁木齐市的其它四个网点。到目前为止该系统运行了两年左右的时间,中间升过一次级,运行一直都非常稳定,维护起来非常简单。王志平告诉笔者:“以前我们要找某一客户的合同存档通常要翻半天,现在一调就出来了,不仅对于某辆车各方面的信息都一目了然,而且对全局的掌控、做统计也都尽在眼底、非常方便。”
福建赢太汽车商务有限公司是一家小规模企业,车辆总拥有台数在50台左右,公司沈经理谈到行业使用什么软件时,感慨地说,“功能一定要简化,这个行业的从业人员的水平有限,都是从没有系统到用到系统,之前都没有使用经验,一个系统好不好,首先要让员工普遍接受才行,不然系统太复杂、员工无法操作,再好的系统也是白费。”该公司采用连锁经营,目前在石狮市拥有三家门店,在其正式使用信息系统之前,尝试了几家软件公司的产品,但都是因为软件的功能设置过于复杂而摒弃了。这是个呈反比的换算,用户使用得越简单、开发人员花费在代码上的时间就越多,鼎丰科技的开发人员向记者透露:“为了让软件简化,工作量比正常开发要大一倍,一个好的管理软件算下来其补错的工作量占到总工作量的70%,而真正用于执行的代码只占30%。为了预防用户人为的误操作,看似简单的提示框,后台经常要涉及到很多其他模块内容。”
方案推荐理由首汽汽车租赁管理软件是由首汽租赁有限公司开发的一套行业软件,目前在北京已经有超过70家具有相当规模的租赁企业使用该软件。首汽公司在上海、深圳、青岛、福州、昆明等地都有代办处或分公司,这些异地网点也都在使用该产品。
从行业整体分布来看,汽车租赁业比较发达的地区城市有北京,上海,广州,深圳等地,其他二线城市如南京、武汉、沈阳等地也有比较好的发展,其中,北京汽车租赁业务量占到全国的40%以上。这些地区城市都对租赁管理系统有着比较好的应用需求,在汽车租赁业务占有绝对优势的北京,首汽的租赁管理软件系统又是首屈一指的。
首汽租赁管理系统除了在北京三个最大的汽车租赁企业都使用以外,一些小规模的企业也都纷纷订制该产品。最初这个行业规模都比较小,几乎同时起步做管理软件的还有另外两家:新概念租赁公司、通利达公司,但最终都因为资金和市场定位问题而退出行业软件的市场。
国内很多软件都是照搬国外的经验,但国外的社会环境和管理体制与国内的实际是有着非常大的区别的,国外的软件相对于国内做得过于理想化,而这与国内相对落后的实际情况不相符,比如,国外汽车租赁软件强调预订,所有业务都要经过预订流程,实行中央控制,但国内主要以门店业务为主,绝大部分都是面对面交流,如果软件开发再以中央控制为主则太过于死板且不符合实际。
首汽汽车租赁管理软件吸取了国外信息化系统建设的经验,同时结合了本土化特色、与国内实际结合地更紧密。其设计开发了八大体系内容,除了基本的业务基本模块:建租赁合同、续租、还车、车辆管理、客户管理、权限管理等,还包括办公OA、财务核算、监管控制、GPS等。该软件全部基于B/S应用技术平台开发,除了支持Oracle等大型数据库外,还支持MySQL、Access等数据库的应用,这些都方便了租赁企业的网络维护与统一管理。另外,该软件的另一大特色是其拥有非常强的业务逻辑性,软件与汽车租赁企业的业务流程紧密结合,在基本业务操作等功能和统计流程上,都体现了良好的系统严密性。
经过几年的改进和不断升级调试,首汽租赁管理系统目前得到了用户的好评,在系统的稳定性和功能模块的覆盖范围上都堪称行业首选。在汽车租赁业务量占全国最多的北京,其软件使用率占到一半以上,该软件对行业的发展促进作用毋庸置疑。
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